تعهد،دستورالعمل، روشکاری و اخلاقی مراکز همسانگزینی
تعهد،دستورالعمل، روشکاری و اخلاقی مراکز همسانگزینی
ابلاغی مورخ20/مرداد/1404
این دستورالعمل، راهنمایی جامع برای نحوه برخورد، حفظ رازداری و امانتداری مراکز همسانگزینی است. هدف ما ایجاد فضایی امن، قابل اعتماد و حرفهای برای تمامی کسانی است که قدم در راه تشکیل خانواده میگذارند.
۱. اصول کلی تعامل با مراجعان
- احترام و کرامت انسانی: تمامی مراجعان، صرف نظر از سن، جنسیت، وضعیت اجتماعی یا دیدگاههای فردی شایسته احترام کامل و برخورد کریمانه هستند. کارکنان مرکز موظفند با روی گشاده، صبر و متانت با مراجعان برخورد کنند.
- بیطرفی: مرکز باید در قبال تمامی متقاضیان بیطرف عمل کرده و از هرگونه پیشداوری، قضاوت شخصی یا تبعیض پرهیز کند.
- صداقت و شفافیت: تمامی اطلاعات مربوط به فرایند، تعرفهها، محدودیتها و تعهدات مرکز باید به صورت شفاف و صادقانه به اطلاع مراجعان رسانده شود.
- دقت و صحت: اطلاعات ارائه شده به مراجعان و همچنین اطلاعات ثبت شده از آنها باید دقیق، صحیح و صریح باشد.
- رعایت موازین شرعی و قانونی: تمامی فعالیتها، تعاملات و مشاورهها باید کاملاً در چارچوب موازین شرعی اسلام و قوانین جمهوری اسلامی ایران باشد.
۲. شیوه کاری در فرایند ثبتنام و تشکیل پرونده
- توضیح کامل فرایند: در ابتدای ثبتنام، باید تمامی مراحل تشکیل پرونده، نوع خدمات، زمانبندی احتمالی و جزئیات تعرفهها به طور کامل و واضح برای متقاضی تشریح شود.
- دریافت اطلاعات دقیق: اطلاعات فردی، خانوادگی، تحصیلی، شغلی و معیارهای همسانگزینی باید با دقت و وسواس کامل از متقاضی دریافت و در پرونده ثبت شود. این امر میتواند از طریق مصاحبه حضوری، تکمیل فرمهای استاندارد یا تکمیل اطلاعات در پنل کاربری آنلاین (برای سایتهای دارای نماد اعتماد همسانگزینی سازمان تبلیغات اسلامی) صورت گیرد.
- احراز هویت و صلاحیت:
- تایید هویت مراجعان از طریق مدارک شناسایی معتبر (مانند کارت ملی) و در صورت لزوم، احراز شماره تماس ثبت شده به نام خود فرد، الزامی است تا از ورود افراد نامعتبر یا دارای سوءنیت جلوگیری شود.
- در صورت نیاز و صلاحدید مرکز یا متقاضی، دریافت گواهی عدم سوءپیشینه از متقاضیان ثبتنام، جهت اطمینان از سلامت اخلاقی و حقوقی آنها امکانپذیر است.
- رضایت آگاهانه: مراجعان باید قبل از شروع فرایند و ثبت اطلاعات از قوانین و مقررات مرکز، شیوه استفاده از اطلاعات و تعهدات متقابل آگاهی کامل یابند و رضایت کتبی (یا الکترونیکی برای سایتهای دارای نماد اعتماد همسانگزینی سازمان تبلیغات اسلامی) خود را اعلام کنند.
- حفظ آرامش مراجعان: فرایند مصاحبه و ثبت اطلاعات باید در فضایی آرام و دوستانه صورت گیرد تا متقاضی احساس راحتی کرده و بتواند اطلاعات لازم را به درستی ارائه دهد.
۳. رازداری و امانتداری (محرمانگی اطلاعات)
- اصل محرمانگی مطلق: تمامی اطلاعات شخصی، خانوادگی و روانشناختی مراجعان، چه در قالب پروندههای فیزیکی و چه در سامانه الکترونیکی، کاملاً محرمانه تلقی شده و به هیچ عنوان نباید در اختیار افراد غیرمسئول، خارج از مرکز یا حتی کارکنان غیرمرتبط با پرونده قرار گیرد.
- دسترسی محدود: دسترسی به پروندهها و اطلاعات مراجعان باید فقط برای کارکنان مجاز و مرتبط با فرایند همسانگزینی و تحت نظارت مستقیم مدیر مرکز محدود شود.
- نحوه معرفی اطلاعات: در زمان معرفی افراد به یکدیگر صرفاً اطلاعات عمومی و لازم برای آشنایی اولیه و با کسب اجازه از طرفین ارائه میشود. اطلاعات حساس و محرمانه تا زمان توافق دو طرف و با صلاحدید مشاوران مرکز در اختیار متقاضیان قرار نخواهد گرفت.
- امنیت دادهها:
- برای پروندههای فیزیکی: پروندهها باید در مکانی امن، قفلشده و دور از دسترس افراد غیرمجاز نگهداری شوند.
- برای سامانههای الکترونیکی:
- استفاده از رمزنگاری قوی برای محافظت از دادههای کاربران.
- اعمال سطوح دسترسی مختلف برای کارکنان.
- پشتیبانگیری منظم از اطلاعات و نگهداری آنها در محلی امن.
- استفاده از سیستمهای ضد نفوذ و فایروالهای پیشرفته برای جلوگیری از دسترسیهای غیرمجاز.
- امکان حذف دائمی اطلاعات در صورت درخواست متقاضی (با رعایت الزامات قانونی).
- تعهد کارکنان: تمامی کارکنان مرکز باید در ابتدای همکاری، تعهد کتبی مبنی بر رعایت اصول رازداری و امانتداری را امضا کنند و در صورت تخلف، با آنها برخورد قانونی و انضباطی صورت گیرد.
- عدم سوءاستفاده: هرگونه سوءاستفاده از اطلاعات مراجعان برای مقاصد شخصی، تبلیغاتی غیرمرتبط یا هر هدف دیگری که مغایر با اهداف مرکز و رضایت متقاضی باشد، ممنوع است.
۴. پیگیری و حمایت
- پشتیبانی در فرایند: مرکز باید در تمامی مراحل همسانگزینی و آشنایی پشتیبانی لازم را از متقاضیان به عمل آورد و آماده پاسخگویی به سوالات و رفع ابهامات آنها باشد.
- مدیریت تعارضات: در صورت بروز هرگونه تعارض یا مشکل در فرایند آشنایی، مرکز باید با حکمت و بیطرفی وارد عمل شده و راهکارهای لازم را برای حل مسئله یا قطع ارتباط سازنده ارائه دهد.
- امکان بازخورد و ثبت شکایت:
- مراجعان باید امکان ارائه بازخورد و ثبت شکایت احتمالی را داشته باشند.
- نصب تابلوی حاوی لینک و بارکد اختصاصی سامانه ملی بررسی صلاحیت مراکز همسانگزینی در محل دید مراجعان الزامی است. این تابلو باید به وضوح نحوه ثبت شکایت و پیگیری آن را برای متقاضیان نمایش دهد.
- مرکز موظف است به این بازخوردها و شکایات با جدیت و مسئولیتپذیری پاسخگو بوده و رسیدگی کند.
رعایت دقیق این دستورالعملها، نه تنها به ارتقاء کیفیت خدمات و اعتبار مراکز کمک میکند، بلکه اعتماد عمومی را به این فرایند حیاتی و مهم در جامعه ما افزایش خواهد داد.
مرکز همسانگزینی موظف است کلیه اطلاعات مندرج در شیوه نامه را در مبادی ارتباطی با متقاضیان، جهت اطلاع آنها و شفاف سازی، به صورت کامل در اختیار و در معرض دید آنها قرار دهد